Waarom lopen vergaderingen vaak uit?
Laat ik beginnen bij de oorzaak. Er is niet één reden waarom vergaderingen lang (in ieder geval in je beleving) duren.
Om er een paar te noemen:
- Een slechte voorzitter
- Onvoorbereide collega’s
- Laatkomers
- Een onduidelijke agenda
- Iemand zegt in verschillende woorden drie keer hetzelfde
- Veel te optimistische planning
De optimistische planning is in mijn optiek ook een belangrijke. Je onderschat chronisch het aantal uren, dagen, weken dat je ergens mee bezig bent. Zo ook met vergaderpunten. Duurde het vorige keer 25 minuten? Nu moet het wel in 10 minuutjes kunnen. Niet dus.
Tenminste, niet als je weer op dezelfde manier vergadert.
Is het erg dat vergaderingen langer duren?
Misschien ben je iemand die zich enorm ergert aan de ineffectiviteit van vergaderingen. En als je de vraag zou stellen aan collega’s (vind je het erg dat vergaderingen te lang duren?) zouden ze dat allemaal beamen.
Maar in de vergaderingen zelf willen ze dan toch even een nieuw puntje aandragen of misschien gewoon het afgelopen weekend bespreken.
Een speelse manier om inzichtelijk te maken hoeveel tijd & geld je daar eigenlijk mee verspilt, is door een van deze apps op je telefoon te installeren:
5 agendatips om effectiever te vergaderen
Genoeg over wat er allemaal fout kan gaan.
Hoe zorg je er nu voor dat je wél effectief vergadert? Hier 5 tips om mee te beginnen als je geen uitlopende vergaderingen meer wilt:
- Vermeld bij het opstellen van de agenda een duidelijke omschrijving van het onderwerp, het doel en de eigenaar (zo kan iedereen zich goed voorbereiden).
- Vermeld voor ieder onderwerp hoeveel tijd er voor uitgetrokken wordt. Dit dwingt de voorzitter na te denken of de agenda realistisch is. Het wordt ook makkelijker om de deelnemers te betrekken bij het bewaken van de voortgang.
- Start met makkelijkere punten waar snel besluiten over genomen kunnen worden, maar zorg ook dat je niet eindigt met het meest beladen onderwerp. Je wilt niet dat deelnemers het gevoel krijgen dat ze onder tijdsdruk een beslissing moeten nemen.
- Plan een korte pauze in. Grote kans dat mensen tijdens de korte pauze van 5 minuten even een babbeltje met elkaar maken, waardoor de sfeer verandert en ze na de pauze sneller beslissingen kunnen nemen.
- Zijn alle genodigden voor de vergadering ook echt nodig in deze vergadering? Als er mensen uitgenodigd zijn die bij geen enkel punt direct betrokken zijn, dan kunnen ze beter niet deelnemen.
Wedden dat je sneller vergadert na het uitvoeren van deze tips?