Vage taal in vergaderingen? Dit is hoe je ermee stopt!

Waarom gebruiken we vage taal in vergaderingen?

‘We’ is meestal: Waarom gebruiken managers en leidinggevenden van die rare taal? Presentatiecoach Lars Duursma geeft in een interview met vacaturebank Intermediair drie belangrijke redenen:

1. Vage taal komt van pas bij een moeilijke boodschap: ‘Het is makkelijker om je te verschuilen met een opmerking als ‘we zijn de processen aan het stroomlijnen’ dan wanneer je zegt: jongens, we zitten nu met z’n honderden, maar aan het eind van het jaar zullen het er nog maar negentig zijn.’ Of ‘Nee, wij ontslaan geen mensen, wij flexibiliseren het personeelsbestand’.
2. In groepen prater we abstracter dan tegen één persoon. Een groep mensen is diverser dan één persoon en daarom veralgemeniseren mensen hun taalgebruik onbewust in een poging om voor iedereen iets relevants te zeggen. Het tegenovergestelde is waar. Omdat het vaag blijft, blijft je boodschap veel minder goed hangen.
3. Veel managers lezen Engelstalige managementboeken en vertalen de voor hun bekende termen niet naar het Nederlands. Bijvoorbeeld: Top-down approach, best practice en taskforce.

Welk effect heeft managerstaal op je vergadering?

Hoeveel tijd – en daarmee geld – er verloren gaat door onduidelijk taalgebruik tijdens een werkoverleg is lastig te meten.

Wel is er onderzoek waaruit blijkt dat managers en werknemers nogal verschillend tegen het nut van vergaderingen aankijken:

74% van het senior management vindt vergaderingen nuttig
49% van de werknemers ziet vergaderen als grootste tijdverspiller

Zou die vage managerstaal daar iets mee te maken hebben?

Hoe controleer je of zelf onduidelijk praat?

In het begin van de blog las je een aantal signaalwoorden (piketpaaltjes, bilateraaltjes, uitrollen). Herken je ze al uit je eigen meetings?

Voor meer inspiratie kun je terecht bij NRC journalist Japke D. Bouma die in haar columns bekende kantoorclichés genadeloos fileert. Ze schreef er zelfs een complete jeukwoordengids over.

Sinds begin van deze eeuw is ook ‘bullshitbingo’ populair (een bingokaart heb je via Google zo gevonden).

Tijdens een vergadering streep je kreten af zoals ‘win-win-situatie’ en ‘synergie’. Wie het eerste alle woorden verzameld heeft, roept ‘Bingo’.

Voor bestuurders in raadsvergaderingen is een speciale variant bedacht.

Dit is hoe je stopt met die vage taal

Hoe leuk spelletjes als bullshitbingo ook zijn, je lost het probleem er niet mee op.

Sterker nog: misschien voelt iemand voelt zich wel voor lul gezet.

Gelukkig zijn er constructievere manieren om vaag taalgebruik tijdens vergaderingen (en überhaupt op de werkvloer) te verminderen:

Ben je zelf de vage taal gebruiker?

• Vraag collega’s om feedback, welke woorden vinden ze vaag?
• Bedenk voor de vergadering hoe je iets gaat verwoorden. Wat bedoel je precies met ‘processen rationaliseren’?
• Denk je in dat je tegen één persoon spreekt in plaats van tegen een groep. Je gebruikt automatisch minder abstracte woorden.

Is je collega of manager de vage taal gebruiker?

• Met verwijten (‘je praat zo onduidelijk’) schiet je weinig op
• Vraag door op vage termen. Wie moet dit doen? Met welke middelen? Wanneer moet het gedaan zijn? Hoe moet hij of zij het aanpakken?
• Maak ook duidelijk wanneer je woorden niet begrijpt. Wees niet bang om dom over te komen. Het geeft de vaagtaalgebruiker de gelegenheid om te verduidelijken wat hij of zij bedoelt.

Tips toegepast? Is het bevallen? Of zelf nog andere ideeën om vaag taalgebruik aan te pakken? We horen graag van je.