Doelen stellen. Je zult die twee woorden op dit blog nog vaak voorbij zien komen. Zonder duidelijke doelen kun je bij wijze van spreken blijven vergaderen tot je een ons weegt. Maar hoe kun je die doelen zo goed mogelijk formuleren?
Een handig hulpmiddel is de SMART-methode.
SMART doelen op je vergadering
Waarschijnlijk heb je de afkorting SMART wel eens gehoord. In de jaren ‘80 al bedacht en in de jaren ‘90 populair geworden, is het een goede manier om je doelen helder te krijgen. SMART staat namelijk voor:
Specifiek
Stel een duidelijk, niet te vaag, doel.
Te vaag: ‘Ik wil dat de we effectiever gaan vergaderen’
Het is namelijk niet duidelijk:
Beter: ‘Ik wil als voorzitter een maximale tijd per agendapunt instellen en er tijdens de vergadering voor zorgen dat we ons hier aan houden.’
Maar het kan nog specifieker. Leg bijvoorbeeld uit op welke manieren (makkelijke onderwerpen eerst, agenda week van tevoren versturen) je aan je doelstelling gaat werken.
Meetbaar
Een doel stel je om het te bereiken, maar wanneer weet je of dat gelukt is? Daarom moet een doel meetbaar zijn.
Bijvoorbeeld: ‘Als we 80% van de agendapunten binnen de geplande tijd afronden, heb ik mijn doelstelling behaald.’
Bij grotere doelen is het slim om een aantal mijlpalen in te stellen. Zo kun je goed in de gaten houden wat de voortgang is van je doelstelling.
Activerend
Vaak over het hoofd gezien: Waarom wil je iets doen? Waarom wil je (of het hele team) hier energie in steken? Hoe motiveert het doel?
Je zou – in overeenstemming met managementgoeroe Simon Sinek’s ‘Start with why’ – zelfs kunnen zeggen dat je met waarom moet beginnen (maar, ASMRT bekt nou eenmaal wat minder lekker dan SMART).
Realistisch
‘Onbereikbare doelen, die gaan zo lekker lang mee’, aldus Loesje.
Als een doel niet realistisch is, zal je het ook nooit bereiken.
Pas er echter op dat een doel ook niet té makkelijk is. Idealiter is het uitdagend genoeg om te motiveren, maar blijft de eindstreep in zicht.
Tijdsgebonden
Die eindstreep moet je ook duidelijk vastleggen. Wie, wat, hoe en waarom, werken niet zonder een wanneer.
Zoals eerder gezegd kun je bij langetermijndoelen prima tussenliggende mijlpalen definiëren. Daarmee voorkom je dat je tot het allerlaatste moment wacht met het behalen van je doelen.
Bijvoorbeeld: ‘Op 1 juni willen we alle documenten in het nieuwe systeem hebben staan. Op 1 maart 50% en op 1 mei al 90%.’
SMART is een hulpmiddel, geen doel
Zoals met alle methodes is SMART geen blauwdruk.
Heb je moeite om concrete doelen te formuleren?
Dan is SMART een handig hulpmiddel.
Wie het dogmatisch voor elk agendapunt inzet (plaspauze? Hoe, wie, wat, waarom, wanneer!) merkt al snel dat het in een bureaucratische sleur verandert.
