De gemiddelde Nederlandse werknemer besteedt maar liefst 25-33% van zijn of haar dag aan e-mailverkeer. Dat kan en moet een stuk slimmer. In dit overzichtelijke e-book lees je hoe je vandaag nog effectiever gaat mailen.
1. Gebruik CC zoals het bedoeld is
Een CC betekent Carbon Copy en is zuiver bedoeld om je op de hoogte te brengen. Oftewel, er mag geen actie aan vast zitten als jij in de CC staat. Heb je wel een specifieke actie gericht aan een persoon? Dan zet je die persoon in de Aan-regel.
2. E-mailen is geen tenniswedstrijd
Ken je dat? De hele tijd heen en weer mailen met je collega? Pak de telefoon. Of beter nog, loop even langs. Dan is het sneller geregeld en zie je je collega ook nog eens.
3. Gebruik mail NIET bij urgentie
De telefoon gaat…..heb je mijn mailtje al gezien? Euh, nee. Die mail is 5 minuten daarvoor verzonden. Heel irritant voor de ontvanger. Je mag er niet vanuit gaan dat iemand zijn mail de hele dag door leest. Heb je een urgente vraag? Pak de telefoon. De beller is sneller.
4. Adresseer je mail gericht
Voorkom dat je hele afdelingen tegelijk mailt. Vraag je bij elke mail af: Voor wie is deze bedoeld? Mocht je toch meerdere mensen willen mailen? Gebruik het @ teken met de naam als je meerdere ontvangers hebt in je mail. Voorbeeld: @Jan: wil jij de lunch regelen?
5. Gebruik geen mail bij emotie
Klinkt heel logisch. In de praktijk werkt het soms anders. Je krijgt een mailtje en raakt geïrriteerd door de boodschap of de toon van de ander. Dan is het heel makkelijk om snel te reageren. In the heat of the moment. Voor je het weet zitten er 2 geïrriteerde mensen achter hun beeldscherm. Zaken met emotionele lading doe je persoonlijk. Altijd.
6. Hou het kort
De ideale mail lees je binnen 30 seconden. Oftewel, zorg ervoor dat je geen ellenlange verhalen in je mail zet. Dit wordt vaak niet gelezen. Punt.
7. Gebruik EOM in het onderwerp
End Of Message. Dit geeft aan dat er geen tekst meer komt. Als je kort wat wilt mededelen dan zet je jouw boodschap in de onderwerp regel in plaats van in de e-mail zelf. Dan hoeft de ontvanger deze niet te openen. Bijvoorbeeld: het vakantierooster staat opgeslagen in de Dropbox EOM.
8. Begin elke mail met het doel
Ter info; graag jouw mening; wil jij dit controleren op spelling? De lezer weet direct wat er van hem/haar gevraagd wordt.
9. Wees een beetje aardig 😉
We hoeven geen ellenlange liefdevolle aanheffen te bedenken of een bedankpleidooi in iedere mail te zetten. Maar een dankjewel aan het eind van een mail is wel zo prettig en netjes voor de ander.
10. Datum afspreken? Gebruik een datumplanner
Data afstemmen via de mail met meerdere personen; een ontzettende tijdvreter. Zeg nou zelf, zit jij er op te wachten om te lezen dat je collega van de 3e verdieping niet kan op 25 juni? Omdat Tiger, haar chihuahua, naar de trimsalon moet. Niet echt toch?! Beter is het om een online datumplanner te gebruiken. Bijvoorbeeld datumprikker.nl.
11. Wees helder in je onderwerp
Mails met het onderwerp vraagje of paar dingen. Het zegt de ontvanger niks waar het over gaat. Beter is het om in het onderwerp helder te zijn. Annuleren afspraak 20 april of inleveren Vakantierooster 2017. Dat maakt het zoeken op mails ook veel makkelijker.
12.“En nu met bijlage”
En nu met bijlage is de meest geschreven mail. Op het moment dat we een mail versturen schiet het te binnen. Een handige tip om dit nooit meer te vergeten: Een mail schrijf je van onder naar boven. Oftewel, eerst de bijlage, dan de tekst en vervolgens het onderwerp. Je eindigt met de geadresseerde. Zo weet je zeker dat je geen bijlage (of andere belangrijke info) bent vergeten.
Mocht het nog misgaan? Je kan een vertraging instellen bij het versturen van je mail. Zodra je op verzenden klikt, duurt het dan nog een x-tal seconden voordat de mail ook écht de deur uit gaat.
13. Leesbevestigingen uit
Vragen om een leesbevestiging heeft een hoge irritatiefactor bij de meeste mensen. Vraag je af waarom je wilt weten of iemand jouw mail heeft gelezen. En als je een leesbevestiging krijgt…Heeft iemand de mail dan ook écht gelezen? Leesbevestigingen sturen is zonde van je tijd. Niet (meer) doen dus.
14. Hoge urgentie? Dat bepaal ik zelf
De leesbevestiging is irritant. Maar wat dacht je van mail met hoge urgentie? Ik vraag me altijd af welke reden iemand bedenkt als hij of zij besluit een mail met hoge urgentie te versturen. Het lijkt de omgekeerde wereld dat een ander voor jou bepaalt wat urgent is. Dus ook niet (meer) doen.
15. Kijk uit met grapjes
Vooral als je de geadresseerde nog niet zo goed kent. Een mail kan op meerdere manieren geïnterpreteerd worden (net als appjes trouwens). Pas daarom altijd op wat je stuurt. De ontvanger ziet de knipoog niet die jij bedoelde. Hou een e-mail liever neutraal. Dan ontstaat er ook geen miscommunicatie over jouw goedbedoelde grap.
