Bij woningcorporatie Domijn werken specialisten samen in gebiedsteams. Ze nemen belangrijke besluiten over het reilen en zeilen in een wijk. Hoe zorgen ze voor genoeg onderling vertrouwen en begrip om de juiste beslissingen te nemen?
In deze case over beter samenwerken lees je:
“Wij huisvesten eigenlijk alleen nog maar de mensen die écht op ons aangewezen zijn”, vertelt teamleider Erna Kamphuis, “mensen die aantoonbaar zonder toeslagen niet zouden kunnen huren. Er zitten meer schrijnende gevallen tussen dan voorheen. Dat vraagt vaardigheden van onze medewerkers zoals begrip, creativiteit en incasseringsvermogen.”
“Het zijn ook vaak vraagstukken die voor een individu zwaar zijn om over te beslissen. Je wil op zijn minst het vier- of zes-ogen-principe toepassen voor je bij twijfelgevallen besluit of iemand al dan niet een woning krijgt.”
Soms ontstaan meningsverschillen. De teamleider Erna geeft een voorbeeld:
De juiste vorm vinden voor die samenwerking is best lastig, zo vindt ook consulent wijkbeheer Jobrine Martina: “Wanneer bespreek je iets in een vergadering en wanneer 1-op-1? Hoe zorg je dat je niet teveel afdwaalt? Hoe zorg je voor onderling vertrouwen? We hadden eens in de twee weken een vergadering van twee uur met het gebiedsteam. Omdat je elkaar zo weinig zag voelde het ook minder vertrouwd dan met je directe collega’s. Daarnaast was het lastig om iedereen geïnteresseerd te houden op onderwerpen die niet direct met de eigen werkzaamheden te maken hebben.”
Net als Jobrine denkt Erna dat er bij gebiedsteam Noord nog wel wat te winnen valt als het gaat om effectief samenwerken. Maar ze wil nadrukkelijk geen communicatietraining verplichten:”Dan leren mensen een trucje en zijn ze het een maand later alweer vergeten.”
In plaats daarvan laat ze het team vrijblijvend met trainers Bart & Maud praten over waar zij zich graag als groep in willen ontwikkelen.
Wanneer trainer Maud bij Domijn binnenstapt ervaart ze een afwachtende sfeer: “Mensen waren stil, hadden hun armen over elkaar. Het kwam niet echt los.”
Tijdens de individuele gesprekken met trainer Bart stellen teamleden zich al meer open. Maud leest de verslagen:”Ze waren heel eerlijk en open. Een iemand zei zelfs: ‘ik weet niet of ik wel in dit team hoor’. Het was duidelijk dat er iets moest gebeuren.”
Martina beschrijft haar gesprek met trainer Bart: “Ik was voornamelijk aan het woord, hij luisterde. Het ging over mijn rol in het team, wat ik van vergaderingen vind en wat ik uit een training zou willen halen.”
“Volgens mij hebben die 1-op-1 gesprekken wel geholpen. Eerst zat het grootste deel van het team niet op een training te wachten. Daarna gaven ze het voordeel van de twijfel.”
Jobrine: “Ik merkte dat mijn collega’s toch wel nieuwsgierig begonnen te worden naar de training. We hadden vooraf een linkje gekregen met een beschrijving van het hotel. Dat lag heel mooi in de bossen en toen we aankwamen was het ook nog eens lekker weer. Ik denk dat zo’n externe plek veel doet. Je bent even helemaal geconcentreerd op het team.”
Trainer Maud: “De eerste middag zijn we gelijk naar buiten gegaan. Het draaide vooral om vertrouwen en sfeer kweken, dit helpt om beter samen te werken.”
Jobrine: “Die dag vloog echt voorbij. We hebben allerlei oefeningen gedaan in samenwerken. Bijvoorbeeld dat je met het hele team op een zeiltje stond en het moest omdraaien zonder er vanaf te stappen. Die oefeningen werden ook gefilmd. Later zag je dat iemand met meer technisch inzicht de oplossing allang wist, maar anderen hem overstemden. Er werd niet eerst een plan gemaakt.”
Trainer Maud: “Natuurlijk zijn het bedachte oefeningen, maar ze helpen je wel inzien hoe je in het echt samenwerkt. De echte verbinding ontstond denk ik buiten de training, toen de groep zonder ons (de trainers -red.) ging dineren.”
Jobrine: “De eerste avond zijn we met elkaar gaan eten. We hadden het een keer niet over werk, maar over privé. Die laag onder werk schept toch ook wel meer een band.”
Trainer Maud: “Tijdens dag 2 zijn we meer op de structuur gaan zitten. Vergaderen en dan feedback geven:”
Jobrine: “Het was heel nuttig om die vergaderingen te oefenen. Er bleek al snel dat we behoefte hadden om concretere vragen te stellen tijdens de vergadering. Zelf heb ik nogal eens de neiging om eerst de hele situatie te willen schetsen, terwijl je dan na tien minuten nog niet weet wat de vraag is. We hebben nu afgesproken om per vergaderpunt duidelijk het doel en de geschatte tijd op de agenda te zetten.”
Trainer Maud: “Dit was het moment om afspraken met het team te maken. Als we merkten dat iets lastig ging tijdens de oefenvergadering, bespraken we waar dat aan lag. We zochten dan een oplossing waar iedereen het mee eens was.”
Jobrine: “Zo hebben we bijvoorbeeld afgesproken om in plaats van elke twee weken twee uur, nu elke week een uur te vergaderen. Dan zie je elkaar vaker en dwaal je ook minder snel af.”
Trainer Maud: “Maar het mooiste is misschien nog wel dat we een heleboel aannames uit de weg hebben kunnen ruimen. Zo zei een stil iemand ‘op mijn mening zit niemand te wachten’, terwijl die anderen dan zeggen ‘helemaal niet, we vinden wat je zegt hartstikke interessant..”
Erna Kamphuis, Teamleider Wonen: “In principe leggen wij verantwoordelijkheden zo laag mogelijk. Daardoor is goed samenwerken extra belangrijk.”
Was de tweedaagse training de moeite waard?
“Ik zou het zo weer doen”, zegt consulent wijkbeheer Jobrine Martina.
“Op het moment dat je niet echt weet wat iemand beweegt of waarom iemand denkt of doet, ga je ook niet snappen waarom iemand bepaalde keuzes maakt in zijn werk. Mede door deze training heb ik meer begrip gekregen voor mijn collega’s .”
Uiteindelijk geven alle teamleden aan erg blij te zijn met de training.
Roy, een van de deelnemers, vertelt op de terugkomdag dat de sfeer veel opener en meer ontspannen is:
“Iedereen doet mee. Het is echt leuk om bij elkaar te komen!”
Martin vult aan:
“Leuk dat je er weer bent Bart*. Het resultaat is al geborgd volgens mij. Want we overleggen nu korter en we bespreken meer. Echt een hele vooruitgang!”
*Na afloop van de training verzorgt Orange8 nog twee on-the-job coachingsessies. Dit verbetert de verankering in de praktijk.
Wil jij meer uit je team en jezelf halen, maar weet je niet hoe? Wij helpen je graag. Neem contact op voor een vrijblijvend advies.